SONAPHARM TRIỂN KHAI BỘ PHẦN MỀM BASE TRÊN TOÀN CÔNG TY

Sáng ngày 12/8 vừa qua, Công ty TNHH Sonapharm Việt Nam đã tổ chức thành công cuộc họp triển khai phần mềm mới với sự tham gia của tất cả các thành viên. Vì tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp nên chỉ có khối Văn Phòng tham gia training trực tiếp ( 100% chấp hành nghiêm quy định đeo khẩu trang, giữ khoảng cách). Còn lại, khối Sale offline đang công tác tại các tỉnh thành trên cả nước tham dự qua hình thức họp Zoom Online. 

khối VP

Khối Văn Phòng tham gia training trực tiếp trên công ty

khối sale offline

Khối Sale Offline học phần mềm mới bằng Zoom Online

Phần mềm 4.0 mà Sonapharm lựa chọn sử dụng trên toàn công ty là giải pháp thế hệ mới đến từ nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện Base Enterprise (Base.vn). Bắt đầu từ ngày hôm nay (13/8), công ty đã tiến hành ứng dụng công nghệ hiện đại và số hóa, tự động hóa các quy trình trong công ty, bắt đầu với 6 ứng dụng: Wework, Request, Workflow , Base Inside, Base Office và Test Center. Cụ thể như sau:
I- Bộ giải pháp Quản Trị Công Việc &Hiệu Suất: Wework, Request, Workflow
1. Phần mềm quản lý công việc & dự án Base Wework
Một phần mềm hứa hẹn rất hữu dụng trong việc cộng tác và làm việc của nhân viên trong công ty chính là Base Wework. Với phần mềm này, các đầu việc phải làm đều được list ra đầy đủ với deadline, tên người đảm nhận và hướng dẫn (nếu có). Sau khi hoàn thành công việc, cá nhân chỉ cần đánh dấu hoàn thành và thông báo sẽ được bắn tự động tới người giao việc. Mọi người có thể tương tác với nhau ở mục Bình luận dưới mỗi đầu việc hoặc chuyên mục Thảo luận bên ngoài. Mỗi phòng ban / showroom / dự án sẽ có một người quản lý, cũng chính là người nhận được báocáo tự động về năng suất làm việc trên Wework.
Wework sẽ giúp chúng ta xoá bỏ mọi trở ngại công việc gây ra bởi khoảng cách thời gian và không gian trước đó. Mỗi cá nhân có thể nhìn vào giao diện phần mềm để tự sắp xếp công việc cho hợp lý. Hy vọng rằng mọi người sẽ coi Wework là một thư ký riêng tài giỏi và làm việc hiệu quả hơn với phần mềm này.
2. Phần mềm quản lý yêu cầu & đề xuất Base Request
Đây là phần mềm sẽ quản lý mọi đơn xin nghỉ, đề xuất mua bán hay mọi yêu cầu phát sinh khác trong công ty. Mọi nhân viên sẽ tạo đề xuất trên hệ thống Request với đầy đủ các trường thông tin cần thiết, thêm những người có liên quan vào mục Follower và chờ duyệt từ phía người quản lý. Chính sách này sẽ giúp triển khai khoa học và chặt chẽ hơn quy định làm việc của Công ty, cũng như bảo đảm tốt nhất quyền lợi của tất cả cán bộ, nhân viên đang làm việc.
3. Phần mềm quản lý và tự hóa quy trình Base Workflow
Thời điểm này cũng chính là lúc Công ty sẽ chuẩn hóa lại và triển khai tự động hóa các quy trình nghiệp vụ từ trước tới nay, với công cụ trợ giúp là Base Workflow. Các nền tảng quy trình sẽ được thiết lập sẵn trên hệ thống, mọi người chỉ cần nhận thông báo và xử lý công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình, rồi lại kéo-thả để chuyển giao cho cá nhân khác. Trong từng đầu việc cũng có không gian để tương tác và bình luận giống như Wework.
Trong mỗi bước của quy trình sẽ có giới hạn thời gian (SLA), có đồng hồ đếm ngược và hiển thị cảnh báo màu đỏ khi công việc bị quá hạn. Nó sẽ giúp mỗi cá nhân có thể tự cân đối công việc của mình, và cấp quản lý cũng dễ dàng nắm bắt tiến độ công việc.
II – Bộ giải pháp Quản Trị Thông Tin & Giao Tiếp:
1. Mạng truyền thông nội bộ Base Inside
Kể từ nay, Base Inside chính là kênh thông tin nội bộ chính thống của Công ty chứ không phải là các trang mạng xã hội Facebook, Zalo hay phương thức truyền miệng như trước. Mọi thông tin quan trọng của từng phòng ban, đội nhóm hoặc cả công ty sẽ được cập nhật tại đây.
Nói cách khác, Inside chính là nơi ghi lại các câu chuyện của Công ty và gắn kết từng cá nhân trong Công ty vào câu chuyện đó. Khuyến khích mọi người thoải mái vào bình luận, tương tác trong các bài post để không khí thêm phần thoải mái hơn.
2. Phần mềm quản lý công văn Base Office
Để xoá bỏ hình ảnh những chồng giấy tờ lộn xộn cũng như giảm tải công việc cho bộ phận hành chính, Công ty cũng quyết định đưa vào sử dụng phần mềm quản lý công văn có tên Base Office. Mọi công văn nội bộ đã qua xét duyệt sẽ được soạn thảo, ban hành chính thức và lưu trữ trên hệ thống mãi mãi. Mọi người có thể đưa ra ý kiến đồng tình / không đồng tình và lời góp ý trực tiếp dưới mỗi công văn. Phần mềm sẽ rất hữu dụng khi muốn tìm lại một công văn đã được ban hành trước đó.
III. Add-on & Hỗ Trợ:
1. Ứng dụng chat nội bộ Base Message
Base Message được tích hợp với tất cả các ứng dụng kể trên, có đầy đủ icon, tính năng upload file, chat nhóm, reaction,… giống như trên Facebook. Như vậy, chúng ta có thể làm việc ở một không gian riêng tư của Công ty mà không bị phân tán tập trung bởi các mạng xã hội và app nhắn tin bên ngoài.

Giá trị thực tế mà Sonapharm mong muốn nền tảng này mang đến cho Công ty và mỗi cá nhân tại Công ty, đó là:

★ Sự tập trung, thống nhất DỮ LIỆU trên cùng một nền tảng

★ Sự MINH BẠCH thông tin trong nội bộ doanh nghiệp thông qua những dữ liệu và con

số trong hệ thống

★ Sự PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG của mỗi cá nhân và doanh nghiệp trong kỷ nguyên số

Chị Mỹ Duyên ( NV Kế toán, Công ty Sonapharm) chia sẻ: ” Mới làm quen với Base chỉ một ngày nhưng mình thấy như tuyển thêm được một cô trợ lý đắc lực rất nhanh nhẹn, thạo việc và chu đáo. Đặc biệt, thường xuyên nhắc nhở công việc tồn đọng giúp mình đỡ quên”.

“Từ ngày có phần mềm mới, NHÀN bao nhiêu…”- Bạn Diễm ( Quản lý Kho, công ty Sonapharm) đánh giá.

Xuất phát từ 2 vị trí có khối lượng công việc phức tạp nhất văn phòng, thường xuyên phải làm việc với hàng tá đơn hàng và những thủ tục rườm rà. Nhưng bước đầu, 2 Nhân viên tại Sonapharm đã cảm nhận sự “trợ lực” rõ nét từ phần mềm mới mang lại. Hy vọng rằng, sau khi bộ giải pháp công nghệ đi vào vận hành nhuần nhuyễn, chúng ta sẽ có một nền tảng tương tác công việc hiệu quả và thuận tiện nhất!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *